你的纸质档案堆积如山，查找起来非常费劲。你想把它们变成电子档案，方便查阅和管理。
但是，你很担心。
担心把这么多家底交给别人处理，万一弄丢了怎么办？
这确实是档案数字化过程中最大的风险。选择一家靠谱的服务商，是整个项目成功的关键。
那么，怎么才能选对呢？你可以从下面几个方面去考察。
一、看他们的“家底”厚不厚：公司资质与经验
首先，我们要看这家公司是不是“正规军”。
你可以问问他们有没有相关的营业执照，有没有做过像你这样的大项目。不要只听他们说，要看他们过去的案例。有经验的公司，流程会更规范，处理突发状况也更有办法。
一个刚成立的小作坊，和一个有多年行业经验的公司，给人的安全感是完全不一样的。
二、看他们的“手术刀”利不利：设备与技术
档案数字化就像一场精细的手术。设备不好，就容易把“病人”弄伤。
你可以问问他们用的是什么扫描仪。专业的设备能在不损伤纸质档案原件的情况下，快速清晰地完成扫描。如果他们的设备老旧，或者操作人员技术不熟练，很容易在扫描过程中损坏你的珍贵档案，或者扫描出来的图像模糊不清，根本没法用。
三、看他们的“保险箱”牢不牢：数据安全措施
这是最核心的一点。数据安全必须做到滴水不漏。
你可以问他们三个问题：
1. 数据怎么传输？从你的档案室到他们的电脑，全程是不是加密的？
2. 数据怎么保管？在处理过程中，他们存有你的数据，这些数据存放在哪里？有没有严格的访问权限控制？
3. 怎么防止泄露？他们和员工签保密协议了吗？内部管理严格吗？
一家靠谱的公司，会有一套完整的安全管理方案来回答你这些问题。
四、看他们的“退路”想没想：备份与应急预案
天有不测风云，电脑硬盘也可能突然坏掉。
所以，你必须问清楚：你们有备份吗？
专业的服务商，在处理数据的每一个环节都会有多重备份。比如，扫描一份，立刻备份一份。他们还会告诉你，如果真的发生了硬盘损坏等意外情况，他们要怎么把数据恢复回来。
没有备份计划的公司，绝对不能选。
五、看他们的“承诺”真不真：服务流程与合同
最后，看他们是不是把所有承诺都写在合同里。
比如，扫描的清晰度标准是什么？文件的命名规则是什么？数据交付的格式是什么？交付时间是什么时候？
把这些都白纸黑字写清楚，双方签字。这样，如果将来出了问题，也有据可依。口头承诺是最不可靠的。
总结一下：
选择档案数字化服务商，不要只看价格高低。
你要像给自己的宝贝找一个可靠的保管员一样，仔细考察他的资质、设备、安全措施、备份方案和合同承诺。
多问、多看、多比较，才能真正把数据丢失的风险降到最低，让你的档案管理工作迈上一个新的台阶。
