现在，越来越多的企业开始把纸质档案转为电子档案。这叫作档案数字化。这样做虽然方便，但也带来了一个大问题：数据安全和合规。
很多老板都在问：我的数据转成电子版后，会不会丢？会不会泄密？这样做合不合法？
别担心。只要做好以下几点，就能让您的企业数据既安全又合法。
一、选对合作伙伴很重要
不要随便找家公司就做。要找那种有资质、信誉好的专业服务商。
在合作前，一定要签保密协议。这不仅仅是形式，更是法律保障。正规的公司会非常重视这一点。
二、物理安全不能忽视
在扫描过程中，您的纸质档案还在别人手里。所以，操作环境必须安全。
比如，扫描室要有门禁，监控要24小时开着。闲杂人等不能随便进出。这样能防止档案在扫描时丢失或被偷看。
三、网络传输要加密
扫描好的电子文件，怎么传回给您？如果直接用微信或普通邮件发，很容易被黑客截获。
安全的做法是使用加密的传输通道。就像给文件加了一把锁，只有您有钥匙能打开。
四、数据存储要隔离
您的数据存放在哪里？服务商的服务器必须是独立的、隔离的。
这意味着您的数据和其他公司的数据是分开的，不会混在一起。而且，服务商必须有定期备份数据的习惯，防止因为意外导致数据丢失。
五、处理过程要合规
国家对个人信息和商业秘密有明确的法律保护。
在数字化过程中，必须遵循“最小够用”原则。也就是说，只处理与本次任务相关的档案，不多看、不多存。对于涉及隐私的敏感信息，要有专门的遮盖或脱敏处理。
六、销毁工作要彻底
数字化完成后，那些纸质原件该怎么处理？
如果不需要保留，必须进行粉碎性销毁。服务商应提供销毁证明。这一点很多企业容易忽略，但它是合规闭环的关键一步。
七、人员管理要严格
机器是死的，人是活的。数据安全最大的风险往往来自内部。
服务商的员工必须经过背景调查，并签署严格的保密承诺。同时，操作人员的电脑USB接口应该被禁用，防止他们私自拷贝您的文件。
总结
档案数字化不是简单的“扫描”一下。
它是一项严谨的系统工程。只要您在选择服务商时多留心，在流程上多把关，就能在享受数字化便利的同时，确保数据的安全与合规。
让专业的人做专业的事，您的企业转型之路才会走得更稳。
